À payer, à envoyer, envoyés
Trois onglets : les factures dues, les paiements préparés à viser et à envoyer, puis l'historique de chaque envoi jusqu'au débit constaté en banque.
Fonctionnalités
Les factures lues, imputées, payées — avec un second regard
La facture arrive par mail ou en PDF : elle est lue, rangée dans sa copropriété, imputée au compte et à la clé. Puis elle se paie depuis un seul écran, avec le visa d'une autre personne si vous le voulez.
Image générée par IA
La lecture
Factures fournisseurs : lues, rangées, imputées avant que vous arriviez
Les factures arrivées par mail ou déposées en PDF attendent, lues. L'IA lit le document lui-même — pas d'OCR —, reconnaît le fournisseur, le numéro, la date et les montants, puis propose l'imputation complète : le compte de charge et la clé de répartition. C'est la clé qui décide de qui paie quoi.
D'où vient chaque proposition
Une pré-saisie qui ne dit pas sur quoi elle se fonde se fait valider sans être relue. Chaque ligne annonce donc sa source, du plus précis au plus général — et ce que le cabinet a réellement pratiqué passe avant la lecture du document.
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Ce que vous avez corrigé
La mémoire du fournisseur, par copropriété et par type de facture : l'entretien d'un ascenseur et sa modernisation ne vont pas au même compte.
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Ce que vous avez déjà comptabilisé
La dernière facture du même fournisseur sur le même compte, y compris vos saisies à la main.
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Le budget voté
La répartition arrêtée pour ce poste dans l'exercice, quand aucune facture précédente ne la donne.
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Le document, en dernier
Ce que l'IA a lu ne sert qu'en l'absence de précédent : un historique constant n'est jamais contredit par une lecture de PDF.
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Et quand rien ne le dit : rien
Sans signal vérifiable, la clé reste vide et l'écran la réclame. Aucune « charges générales » par défaut.
Le paiement
Paiements fournisseurs : un seul écran, et un second regard
Les factures dues de chaque copropriété, avec la trésorerie de son compte « après ce paiement ». Vous cochez, vous préparez ; au-delà du seuil que la direction a fixé, une autre personne vise avant l'envoi.
Plusieurs façons d'envoyer
Un fichier de virements SEPA pour tout, un fichier par compte bancaire, ou une liste PDF à saisir à la banque ; les chèques, numéro par numéro.
Un visa qu'on ne contourne pas
Le visa vient d'une autre personne que celle qui a préparé. Il s'apprécie sur la facture entière et sur le cumul dû au même fournisseur : payer en trois fois ne le fait pas passer sous le seuil. Le seuil est facultatif.
Le RIB est figé à la préparation
Celui qui vise voit le RIB du paiement. Si la fiche du fournisseur change de RIB entre-temps, l'envoi est refusé : la fraude au changement de coordonnées ne passe pas le contrôle à quatre yeux.
Jamais payée deux fois
Un montant préparé est réservé : la même facture ne repart pas. Un paiement annulé rend le fichier périmé, et le logiciel en refait un sans lui.
La comptabilité suit l'envoi
L'écriture naît à l'envoi, pas à la préparation : le compte fournisseur est soldé, la facture lettrée et marquée payée, sans ressaisie.
Ce que la loi impose
Des pièces justificatives retrouvables, un compte à chaque syndicat
- Loi du 10 juillet 1965, art. 14-3
Les charges s'enregistrent dès leur engagement juridique, indépendamment de leur règlement.
- Loi du 10 juillet 1965, art. 18
Chaque paiement part du compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat — jamais sans un RIB valide enregistré pour cette copropriété.
- Loi du 10 juillet 1965, art. 18-1
Les factures sont tenues à disposition des copropriétaires avant l'assemblée qui approuve les comptes : chacune reste rangée au dossier de sa copropriété, avec sa pièce.
Questions fréquentes sur les factures
Faut-il un logiciel d'OCR en plus ?
Non. La facture est lue directement par le modèle d'IA que vous avez choisi, image et texte compris. Sans fournisseur d'IA configuré, la saisie se fait à la main, dans le même écran.
Le second visa est-il obligatoire ?
Non. C'est un réglage de la direction du cabinet : sans seuil, aucun visa n'est demandé ; avec un seuil, tout paiement qui le dépasse attend la signature d'une autre personne.
Peut-on imputer une facture sur un marché de travaux terminé ?
Plus une fois le marché soldé ou clos : la dépense va au relevé des dépenses de l'exercice, ou sur un nouveau marché voté en assemblée. Un marché terminé mais pas encore soldé reste imputable.
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