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Externalisation

Externaliser la comptabilité de vos copropriétés, sans perdre la main

Votre comptable part, vos gestionnaires ne suivent plus : notre équipe gère en votre nom la comptabilité de vos copropriétés, ou la reprise de vos données, directement dans Syndelia. Vous restez le syndic : vous voyez chaque geste, et vous décidez de ce qui part.

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Ce que vous pouvez nous confier

Deux missions, prises en charge dans votre espace Syndelia

L'une, ou les deux. Le périmètre — quels immeubles, quelles tâches, à quel rythme — se définit avec vous et s'écrit dans notre proposition.

01

Comptabilité à distance

Notre équipe gère en votre nom la comptabilité des copropriétés que vous administrez — la comptabilité syndic, pas celle de votre cabinet —, dans Syndelia : factures, rapprochement bancaire, appels de fonds, préparation de la clôture et des annexes. L'arrêté des comptes reste votre acte.

  • Saisie et imputation des factures fournisseurs
  • Rapprochement bancaire et encaissements
  • Appels de fonds et suivi des comptes copropriétaires
  • Préparation de la clôture, de la répartition des charges et des annexes 1 à 5

02

Reprise des données

Nous reprenons les données de vos immeubles depuis votre logiciel actuel, et chaque compte est contrôlé avant la bascule : il doit retomber au centime, pas seulement le total.

  • Copropriétaires, lots, tantièmes et clés de répartition
  • Budgets, balances et à-nouveaux de l'exercice
  • Fournisseurs, fonds de travaux lot par lot, contrats
  • Contrôle immeuble par immeuble avant de basculer

03

Convocations d'assemblée générale

Prochaine étape, en préparation

Une mission que nous préparons : le dossier de convocation de vos assemblées, monté dans Syndelia et expédié à vos copropriétaires une fois que vous l'aurez validé. Les convocations restent vos actes, en tant que syndic.

Vous gardez la main

Ce que fait notre équipe se voit, geste par geste

Le reproche fait à l'externalisation, c'est de ne plus savoir ce qui se passe dans ses propres comptes. Ici, rien ne se fait ailleurs que dans votre espace.

  • Un compte à son nom, dans votre espace

    Chaque membre de notre équipe a son propre accès, sous le profil que vous lui attribuez : ses droits sont ceux de ce profil.

  • Chaque geste à son nom dans l'historique

    Une facture saisie, un rapprochement, un appel de fonds : l'historique conserve qui a fait quoi, et quand. Vous le lisez comme celui de vos collaborateurs.

  • Vous décidez de ce qui part

    Rien n'est expédié à vos copropriétaires sans votre accord : ce que notre équipe prépare vous est soumis, et ne part qu'après votre validation. Vous pouvez aussi retirer du profil de notre équipe le droit de diffuser à vos copropriétés : l'expédition reste alors votre geste.

  • Un immeuble se reprend sans migration

    Le travail reste dans votre espace Syndelia, pas chez nous : un immeuble que vous reprenez en interne n'a rien à migrer. Les modalités s'écrivent dans notre proposition.

Comment ça se passe

Quatre étapes pour commencer

  1. La démonstration, à partir de votre organisation

    Nous partons de ce qui vous prend du temps, et de ce que vous voulez garder.

  2. Le périmètre, défini ensemble

    Les immeubles et les missions que vous nous confiez, et ce que vous gardez.

  3. La reprise de vos données

    Depuis votre logiciel actuel, contrôlée avant la bascule : chaque compte de copropriétaire doit retomber au centime.

  4. Notre équipe au travail

    Dans votre espace, avec l'assistant qui prépare la saisie pour elle comme pour vous.

Questions

Avant de nous confier une mission

Qui reste responsable des comptes ?

Vous. Le syndic reste titulaire du mandat et responsable de la comptabilité de chaque syndicat : notre équipe travaille en votre nom, dans votre espace Syndelia, et ce qu'elle fait reste visible et vérifiable par vous à tout moment.

Gérez-vous aussi la comptabilité de notre cabinet ?

Non : seulement la comptabilité syndic, celle des copropriétés que vous administrez, en votre nom et dans votre espace Syndelia. La comptabilité de votre cabinet n'en fait pas partie.

Peut-on n'externaliser que quelques immeubles ?

Oui. Le périmètre se définit avec vous : les immeubles, les missions, et ce que vous gardez en interne. Comme tout se passe dans le même logiciel, il peut évoluer sans migration.

Faut-il utiliser Syndelia pour externaliser ?

Oui : c'est ce qui permet de tout voir. Notre équipe travaille dans votre espace Syndelia, et la reprise de vos données depuis votre logiciel actuel fait partie des missions que vous pouvez nous confier.

Combien coûte l'externalisation ?

Le tarif dépend de la taille de votre portefeuille — nombre de copropriétés et de lots — et des missions confiées. Nous l'établissons lors de la démonstration, à partir de votre portefeuille réel, et nous vous le remettons par écrit.

Parlons de votre cabinet

Une démonstration d'environ quarante minutes, à partir de votre organisation et de ce qui vous prend du temps. Nous regardons ensemble ce que vous gardez et ce que vous pouvez nous confier.

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